I samarbeid med GP Digital har en gruppe bachelorstudenter utviklet en innovativ løsning for byggesaksbehandling, på oppdrag fra Halden kommune.
Tidligere benyttet Halden kommune et system fra Norkart, men da dette ble avviklet i 2022, var det nødvendig å finne et nytt system.
– Vi trengte et system som ga god oversikt over byggesaker, spesielt med tanke på tidsfrister og prioritering. Fokus var et brukervennlig grensesnitt og enkel oppdatering, samt forenklet datainnsamling og rapportering til KOSTRA, politikere og Statistisk Sentralbyrå, forteller Kristine Schneede, fagleder Byggesak i Halden kommune.
GP Digital vant anbudsprosessen har utviklet byggesaksløsningen.
Bachelorstudentene Ivo Eilertsen, Kristian Høvik, Binna Aasestad, Lars Kristian Olsen og Rachel Medina satte i gang med arbeidet med å implementere en AI-utvidelse som tolker søknader skrevet på ulike formater. Løsningen ble den skreddersydde løsningen «FLYT» som anvender kunstig intelligens for å samle inn og behandle data.
– Med ett enkelt tastetrykk finner vi informasjonen vi trenger
Løsningen som GP Digital utviklet, integrerer AI for å automatisere flere av de manuelle prosessene knyttet til byggesaksbehandling.
– Vi trenger ikke lengre gjøre manuelle operasjoner, ved ett enkelt tastetrykk kan vi søke opp informasjonen vi trenger. Vi kan gå inn i hver enkelt sak å se hvordan saken ligger an i forhold til tidsfrister og vi kan se status og gjøre endringer. Vi opplever et mye raskere system, og det er ikke lenger fare for at noe glipper i behandlingen av byggesaker, forteller Schneede.
AI-modulen brukes til å hente ut informasjon fra byggesøknader og andre relevante dokumenter, noe som sparer tid og reduserer risikoen for feil. Bachelorstudentene dokumenterte en tidsbesparelse på 17 prosent i behandlingen av søknadene, og en økning i brukervennlighet på 25 prosent.
– Flyt går raskt gjennom byggesakspapirer, leser inn saksnummer, gårds og bruksnummer og alle tall fra ulike PDF blir lagt inn i en modell som automatisk henter inn, og fyller ut informasjonen, Et godt eksempel på praktisk anvendelse av AI i offentlig sektor, sier Kristian Høvik, systemutvikler hos GP Digital.
Redusert saksbehandlingstid
Løsningen har gjort at saksbehandlingstiden i Halden har blitt redusert fra 21 dager til 16 dager, godt innenfor den lovpålagte fristen.
Kristine Schneede, fagleder for byggesak i Halden kommune er vært fornøyd med løsningen.
– Samarbeidet med GP Digital har vært enestående. Vi har hatt et tett og godt samarbeid om valg av løsninger, og vi er veldig godt fornøyd med resultatet. Flyt gir oss god oversikt og gjør det enklere å overholde tidsfrister. Systemet har ført til reduserte saksbehandlingstider, mer nøyaktig rapportering og enklere oppfølging for både saksbehandlere og innbyggere i Halden.
Utvidelse til andre kommuner
Løsningen GP Digital har utviklet, er allerede tilpasset og klar for å bli implementert i andre kommuner. Selskapet jobber nå med å videreutvikle funksjonaliteten steder i landet og har flere lignende prosjekter på gang for selskaper i ulike bransjer – som maskinentreprenører, finans/bank, produksjonsbedrifter og bilimportører.
– Vi ser at mange av våre kunder har data og dokumenter som kunne vært behandlet på en bedre og raskere måte. Ai-løsninger kan være effektive verktøy for mange ulike typer bedrifter, forteller David Andreassen, daglig leder i GP Digital.
Vant innovasjonspris
Både GP Digital og Halden kommune ser store muligheter for videre bruk av AI. Kommunens digitaliseringsstrategi legger vekt på å være fremtidsrettet og nyskapende, med mål om å tilby smarte, effektive tjenester til innbyggerne. AI vil være en viktig del av dette arbeidet fremover.
– Dette samarbeidet viser hvordan AI kan skape reell verdi, ikke bare for bedrifter, men også for offentlig sektor, forklarer David Andreassen.
GP Digital ble startet i 1989 og er en leverandør av it-tjenester til små og mellomstore bedrifter.
I 2024 ble bachelorstudentene tildelt «Innovasjonsprisen 2024» for sitt arbeid med Flyt.